El blog de Cisco decidió dar un buen tema de conversación que decidimos replicar en esta publicación con algunos consejos para organizar un gran evento virtual en tiempos de pandemia y de confinamiento debido al virus Covid-19.
Recientemente nos tocó organizar junto a la gente de Proactivanet uno (que bien se puede revisar de nuevo) y decidimos en base a esa experiencia nutrir parte del contenido.
De entrada hay que recalcar que inevitablemente surgen algunas preguntas de este tipo de actividades como lo de mantener el interés previo al evento, cómo llegar a la audiencia completa y hasta poder pensar cómo no hacerlo sin arruinarlo todo.
El proceso podría dividirse entonces en varias fases:
Antes del evento virtual
Es importante reclutar un equipo en el que se pueda confiar y delegar funciones. Hay que considerar además añadir un moderador que ayude con las presentaciones y que facilite la transición en los puntos de conversación, interactuar con los miembros de la audiencia, establecer las pautas y dar declaraciones de clausura.
Se necesita también a una persona (o grupo de este) que recopile y documente toda la información. Esto se traduce en ofrecer en todo momento el contenido de la mejor calidad en tiempo oportuno.
En la publicación más reciente del blog de Cisco se señala como detalle adicional que es importante ensayar, programar un evento de práctica y establecer el formato que será usado.
El último elemento previo a ser comprobado antes del gran evento es verificar la conexión a Internet y el estado de hardware y software a utilizar. Parece algo intrascendente pero este es el pilar principal para que no termine siendo un fiasco todo.
Día del evento virtual
Es importante minimizar el ruido de fondo y asegurarse de elegir el lugar más tranquilo con el mínimo de distracciones.
También estar preparado para revisar, en una ventana previa, el estrado del audio y video, la calidad de la señal de emisión y el fondo que será utilizado para proyectar.
Además hay que estar preparado para el espectáculo. Esto se traduce en sentirse y verse bien con la ropa y hasta maquillaje para ello.
Durante el evento
Tal como pasa en la prueba de sonido para un concierto o evento, para un evento virtual se puede hacer una sesión de práctica con el anfitrión, los panelistas y otros miembros del equipo mientras la audiencia se une.
Esteo permite no solo hacer un último repaso técnico sino ir interactuando con los asistentes para que no pierdan el interés. Unos 15 a 25 minutos antes que se permita a la audiencia entrar es suficiente para ello.
También es importante identificar el cronograma, demostrando dominio de la actividad y dando cumplimiento.
Un extra sería lo de transmitir en vivo a través de redes sociales (indiferentemente de la plataforma principal elegida). Esto podría terminar ampliando el alcance y hasta ganando nuevos adeptos a la causa.
Como último detalles es importante involucrar a la audiencia mediante preguntas, videos y contenido compartido para romper el ritmo.
Después del evento virtual
Tras el evento es importante hacer seguimiento. Es necesario enviar contenido, diapositivas o grabación y dar contexto. Se puede escribir una publicación en el blog de la compañía para recapitular los puntos principales del evento.
No olvides utilizar siempre el mejor software y hardware para organizar tu evento virtual.